De uitvaartbranche en de AVG

20 juni 2018 13:03

Nieuwe AVG dwingt tot nadenken over fundamentele morele vragen

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG ) gaat niet alleen over bescherming van privacy, maar dwingt uitvaartondernemers ook om na te denken over fundamentele morele vragen. Over wat je wel of niet mag doen, vastleggen of bewaren? Dat is meer dan het formuleren van een verwerkingsovereenkomst en/of het uitvoeren van een privacyreglement. De invoering van de AVG is daarom niet alleen een juridisch vehikel ten aanzien van privacy van de uitvaartbranche. Het is ook een goede lakmoesproef ten aanzien van zorgvuldigheid van handelen en integriteit.

Argeloosheid  

In China kun je op straat lopen en er door middel van gezichtsherkenningsoftware uit de massa geplukt worden omdat je nog boetes hebt openstaan. In de liberale samenleving die wij vormen in het westen, is zoiets volgens onze opvattingen ondenkbaar en immoreel. Om burgers te beschermen tegen dit soort uitwassen in het digitale tijdperk is de AVG vanaf 25 mei jl. in Europa van kracht geworden. Heel veel organisaties realiseren zich nu pas dat er wat betreft privacybescherming nog een wereld te winnen valt. Als burger delen we als vanzelfsprekend en argeloos van alles. We realiseren ons daarbij niet altijd wat er allemaal over ons verzameld wordt om ons als klant beter te vinden of te bedienen. Binnen de uitvaartbranche circuleren heel wat persoonlijke gegevens, maar hoe zit het daar eigenlijk met de  gegevensbescherming.

Veel persoonsgegevens zwerven

Vooralsnog is vast te stellen dat er binnen de uitvaartbranche vaak sprake is van vanzelfsprekendheden in het verzamelen van gegevens die dat niet zouden moeten zijn. Bij het overlijden van iemand wordt er eigenlijk heel gemakkelijk vanuit gegaan dat privégegevens gedeeld worden met de uitvaartbegeleider. Denk aan het vragen naar verzekeringspapieren, het trouwboekje, een BSN nummer, informatie uit medische dossiers, financiële gegevens, of iemand wel of geen geloof belijdt e.d.  En wat te denken van de laatste wensenboekjes die veelal worden bewaard bij de uitvaartondernemer om in de toekomst klanten te genereren. Deze staan vaak bol met vertrouwelijke persoonlijke informatie. Zoals bijvoorbeeld de exacte plaatsduiding van belangrijke papieren en informatie (testament, financiële informatie, wachtwoorden e.d.).

Nu is daarvoor bij het organiseren en afwikkelen van een uitvaart in bepaalde opzichten een functionele argumentatie voor te geven. Maar vertelt de uitvaartbegeleider daar ook altijd bij wat er met die gegevens gebeurt nadat zijn dienstverlening is afgerond? En op welke manier wordt deze gevoelige informatie beheerd en bewaard?

Splitsen van klantgegevens

In de nieuwe AVG geldt een maximale bewaartermijn van twee jaar met betrekking tot dergelijke persoonlijke gegevens. Maar zijn deze ook losgekoppeld van de meer bedrijfsmatige te bewaren persoonlijke gegevens die maximaal 7 jaar bewaard moeten worden voor de eigen boekhouding van de onderneming, zoals facturering, administratie en/of belastingverplichting? Bij grotere ondernemingen zou je dat mogen verwachten omdat zij makkelijker dit soort relevante gegevens kunnen splitsen en automatiseren. Maar voor kleinere organisaties, die er binnen de branche zat zijn, lijkt dit een hele opgave. Er zijn (nog) weinig mondige burgers die uitvaartbegeleiders erop wijzen dat zij het recht hebben te verdwijnen uit de bestanden die door de uitvaartondernemer verzameld worden. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin de nabestaanden een ruime periode na een uitvaart vanuit marketingoverwegingen of subtiel relatiebeheer benaderd worden. Bijvoorbeeld voor de organisatie van een herdenking of andere troostactiviteit.

Marketing veranderd

Als uitvaartondernemer wil je de relatie zo lang mogelijk in stand houden, tegelijkertijd verbindt de nieuwe AVG daar duidelijke termijnen aan. Wordt de AVG strikt toegepast dan betekent dat voor veel uitvaartorganisaties dat zij ook een marketingmiddel kwijtraken. Klantgegevens en hun netwerken zijn immers van belang in termen van klantrelaties en continuïteit. Nabestaanden zitten in een proces van afscheid en verwerking en moeten veel beslissingen in korte tijd nemen. Je in die context verdiepen in de privacyregels zal nauwelijks gebeuren, waardoor het juist van belang is dat de uitvaartbegeleiders zelf nabestaanden hierop wijzen.

Dienstverlening kritisch tegen het licht houden

De weduwe krijgt een fotoserie voor een herinneringsbox uitgereikt met daarin foto’s van de uitvaart. Op zich een mooi aandenken. Maar willen alle aanwezigen bij de uitvaart daar eigenlijk wel aan meewerken. Stemmen zij in met het maken van foto’s? Hetzelfde geldt voor filmopnamen. Handig misschien voor de zus van de overledene die in het ziekenhuis ligt en die niet aanwezig kan zijn tijdens de uitvaart. Maar wil jij dat jouw verdriet tijdens een uitvaart gedeeld wordt met anderen? Hoeveel kopieën worden er op cd gezet en worden de opnamen uiteindelijk wel vernietigd? Die vragen zouden standaard gesteld moeten worden voorafgaand voorafgaand aan zo’n aangeboden dienst rondom de organisatie van een uitvaart.

En wat vond de overledene zelf?

Soms is met de beste bedoelingen sprake van een integriteitsschending van de overledene door vanzelfsprekende aannames. Wil je, als je uitgeteerd bent door kanker, dat nabestaanden je stoffelijke resten nog opgebaard kunnen zien ter afscheid? Als je het niet hebt vastgelegd is het dan vanzelfsprekend dat dat mag, omdat overledene geen recht meer op privacy hebben? Opa stond rationeel in het leven: ‘op een gegeven moment is het leven gewoon klaar’ zei hij. ‘Tot stof zult gij vergaan’ was zijn credo en hij wilde dan ook uitgestrooid worden. ‘Ik leef nog een tijdje voort in jullie gedachten en herinneringen en dan is het over’. Maar nu wil de kleindochter ineens een sieraad waarin de as van opa is verwerkt. Mag dat dan zomaar? Of kun je van dezelfde opa zo maar een vingerafdruk nemen, en die als bijzondere dienst verwerken in een te bewaren tastbare 3D herinnering voor de nabestaanden?

Het moet niet, het hoort

Veel organisaties in Nederland richten hun organisatie nu met enige plichtmatigheid in volgens de AVG ‘omdat het nu eenmaal moet’. Maar dat is techniek en organisatie. De invoering van de AVG is echter tegelijk ook een toets van het gebruik van vanzelfsprekendheden die nooit vanzelfsprekendheden mogen zijn. Zeker in een branche die opereert op het snijvlak van leven en dood in een vaak kwetsbare omgeving vanwege verdriet en stress, mag je verwachten dat er kritisch wordt nagedacht over wat je doet en waarom je dit helder moet communiceren naar nabestaanden en potentiële opdrachtgevers. Een blik langs een aantal websites van uitvaartondernemers leert dat er over dit stuk dienstverlening nog geen menukeuze is.

Terug naar overzicht